Los correos electrónicos son el principal medio de comunicación digital en el ámbito profesional y académico. Su estructura está basada en la de una carta postal, pero tiene características propias que debemos conocer. Aquí presentamos un resumen de la estructura de un correo electrónico formal, cómo se debe organizar y cuáles son las reglas más sencillas para enviar un email con éxito.
En Español empleamos frecuentemente la frase “Lo bueno si breve dos veces bueno” elogiando la capacidad de concisión. Aunque no existe ningún patrón que marque la longitud de un correo, es una buena idea mantener del tamaño de una pantalla de ordenador, como si de un folio se tratase.
En caso de que no sea posible acortarlo, asegúrate de que lo divides en párrafos cortos incorporando saltos de líneas.
Comenzamos con el saludo:
Inicia tu correo electrónico formal con un saludo adecuado. Es conveniente tratar al destinatario por su nombre en caso de que lo conozcas y, a ser posible, añadiendo el título de la persona (Dr., Sra., Sr., etc.) seguido de su apellido y de dos puntos.
En ocasiones, desconoceremos el nombre del destinatario, entonces lo ideal sería usar un saludo al estilo: “Estimado señor@” o “A quien corresponda”.
Si sientes que tienes algo más de confianza, puedes tratarlo de “Querid@…”, y si estás respondiendo a un email previo, puedes utilizar saludar también con “Hola, (nombre del destinatario)”.
- Conocemos apellido: Estimada Sra. Frías:
- Desconocemos apellido: A quien corresponda:
- Respondemos a un correo anterior: Hola, Carmen:
Nos presentamos:
El primer párrafo incluirá nuestra presentación y el propósito del email. Nuestro nombre, posición y el motivo del correo son esenciales en este apartado. Es importante incluir la información más significante aquí de manera concisa, ya que nuestro lector captará la información rápidamente y la retendrá mejor.
Concisión:
El objetivo principal de un correo es ser claros y concisos. Con educación se puede escribir un email de manera directa sin dar demasiados rodeos. El lector te agradecerá que vayas directo al grano ya que no le harás perder el tiempo tratando de descubrir qué necesitas.
Esquematiza los datos:
Es importante añadir los detalles fundamentales de la cuestión e integrarlos notoriamente con una estructura clara, a ser posible a modo de esquema. Cuanto más obvio quede el mensaje, podremos obtener una respuesta más precisa.
Finaliza:
Emplea una manera apropiada para cerrar el email agradeciendo la atención del lector y animándolo a contestar. Concluye de manera cordial.
Despídete:
Utiliza una despedida adecuada añadiendo tu nombre completo y título (firma) al estilo “Atentamente”, “Cordialmente”, etc.
Revisa antes de enviar
La gran ventaja de los correos electrónicos es que podemos tomar todo el tiempo que necesitemos, borrar y escribir las veces que sea preciso para que le llegue al destinatario un mensaje de calidad. Revisa la ortografía, la estructura, el nombre y correo del destinatario junto con los archivos adjuntos.
Esperamos que os haya servido de ayuda y que vuestro destinatario se lleve una impresión virtual más que satisfactoria, así que ya no hay excusas.
¿Os ha ocurrido alguna experiencia graciosa o vergonzosa enviando un email formal?
Coméntanos tu experiencia más interesante y compártela con nosotros.
¡Nos leemos! 😀
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